MICROSOFT EXCEL

BABI

PENDAHULUAN

A.   Latar belakang

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.

B.  Tujuan

Setelah mempelajari makalah ini, pembaca diharapkan untuk dapat :

1.      Memahami cara memulai, menjalankan, dan mengakhiri perangkat lunak Microsoft Office Excel.

2.      Mengoperasikan fungsi menu-menu lembar sebar

3.      Mengoperasikan menu-menu editing lembar sebar.

4.      Menggunakan rumus dan fungsi pada lembar sebar

5.      Mengoperasikan perintah cetak pada lembar sebar

6.      Mampu menggunakan/mengaplikasikan penggunaan Microsotf Office Excel dalam kehidupan sehari-hari.

E.  Manfaat

Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat:

1.      Memahami cara mengoperasikan lembar seba

2.      Menghindari kesalahan editing dalam pengoperasian lembar sebar;

3.      Mengoperasikan fungsi menu-menu yang ada pada lembar sebar;

4.      Menggunakan rumus dan fungsi mencetak hasil pengolahan lembar sebar.

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Pengenalan Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

B.     Fungsi Microsoft Excel

1.       Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2.      Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.

3.      Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user)lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4.      Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.

5.      Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.

6.      Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro

C.    Kelebihandan Kekurangan Microsoft Excel Excel 2007

hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah.Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya.

Kelebihan MS. Excel 2007 adalah:

1.      Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.

2.      Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.

3.      Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.

4.      Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.

5.      Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.

6.      Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.

7.      Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.

8.      Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.

9.      Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.

10.  Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.

11.  Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.

12.  Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.

13.  Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.

14.  Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.

15.  Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.

16.  Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

Kelemahan Excel 2007 adalah:

1.      Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.

2.      Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving

3.      Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

D.    Istilah-Istilah Excel 2007

1.      Cell merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5.

2.      Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

3.      Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4.      Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah.Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

5.      Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.

E.     Daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard:

1.      Tombol     Fungsi ← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah

2.      Tab    Pindah satu sel ke kanan

3.      Enter    Pindah satu sel ke bawah

4.      Shift + Tab    Pindah satu sel ke kiri

5.      Shift + Enter    Pindah satu sel ke atas Home    Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih

6.      Ctrl + Home    Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

7.      Ctrl + End    Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan PgUp Pindah satu layar ke atas PgDn    Pindah satu layar ke bawah

8.      Alt + PgUp    Pindah satu layar ke kiri

9.      Alt + PgDn    Pindah satu layar kekanan

10.  Ctrl + PgUp    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya

11.  Ctrl + PgDn    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya.

12.  Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukanperhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

13.  Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9

14.  Date : data tanggald.  Time : data waktu

BABIII

BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007

  Menulis Rumus

1.      Operasi Logika
Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan

2.      Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ()

3.      Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :

a.       Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))

b.       Fungsi String
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan

c.       Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)

d.       Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)

e.       Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)

f.       Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)

g.      Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)

h.       Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

4.      Fungsi Tabel
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

5.      Fungsi yang sering digunakan

a.       fungsi Sum :
Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)

b.      Fungsi Average :
Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya : =average(number1,number2,…)

c.       Fungsi Max :
Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)

d.       Fungsi Min:
Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)

e.       fungsi Count :
Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih

f.       Fungsi Stedev :
Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)

g.      Fungsi Var :
Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)

6.      Buat Judul dan Sub Judul Laporan.

a.        Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan“Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.

b.       Kemudian  ketikkan sub judul  laporan pada  Cell A3, A4, A5, D4  danD5

c.        Buat  data tabel pada  Laporan dengan memulai  pengetikan pada  A7 sampai  F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

7.      Penggunaan alignment, format font dan format Cell

a.       Untuk membuat  Judul  Laporan letaknya di  tengah-tengah tabel maka  arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai  A1 sampai F1. Kemudianklik  tombol Merge Cell    agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

b.      Agar huruf  pada  judul  laporan dan tabel tebal maka  arahkan  kursor  pada cell kemudian klik tombol Bold   atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

8.      Penggunaan AutoFillPada kolom No, KODE  dan NAMA UNIT

Dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru.Fillhandle berada di ujung kanan bawah cell aktif ataurange cellyang dipilih.Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan Untuk membuat.Seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut  sedangkan pada kolom Nama  Unit digunakan untuk  mengcopy data  yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data table.

9.      Penggunaan format Tabel dan Cell.

a.       Microsoft Excel menyediakan  fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini  , kemudia akan muncul pilihan style format tabel sepertiberikut ini.

b.      Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. arna cell, kita juga dapat melakukan number format cell jika isi cell  berupa numeric misalnya number format menggunakan comma, percent.

10.  Convert Texs to Columns

Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih.  Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya. Cara :Ketiklah “pengantar komputer”  dalam sebuah cell.Text to ColumnsPilih tab DATA Kemudian akan muncul window seperti berikut :

a.       Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab.

b.      Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.

11.  Menggunakan Grafik

Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat.

BABIV

PENUTUP

A.     Kesimpulan

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS.Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif. Selain meng-calculation dengan menggunakan penggunaan Rumus dan Fungsi, Microsoft Excel 2007 juga dapat membuat data tabel yang bila di-print akan menghasilkan hasil yang sama seperti pada Microsoft Word 2007. Kita juga bisa membuat Header dan Footer pada lembaran kita, dan juga kita bisa membuat sebuah grafikdataotomatis.

B.     Saran

Makalah Microsoft Excel 2007 ini masih jauh dari kesempurnaan. Karena itu ,saya menerima kritikan, masukan, dan saran seputar materi yang disajikan dalam makalah ini. saya harap, segala saran dan masukan akan menjadi pengayaan untuk membuat makalah selanjutnya.